√Gestione del tempo: Aiuto… Troppo stress !!! (Parte I)

Uno dei motivi per i quali spesso la nostra gestione del tempo e’ pessima e’ perche’ siamo troppo stressati.

Perché succede questo?

Il motivo è molto semplice.

Tutto lo stress cattivo, ovvero quello che ci limita, che ci debilita e che ci fa perdere pazienza ed attenzione, deriva da un senso di frustrazione, cioè dalla consapevolezza che le cose non stanno andando per il verso giusto.

Renderci conto che stiamo perdendo tempo, ad esempio, ha come effetto quello di stressarci, e indovina un po’ che succede?

Che perdiamo altro tempo!                                                                                         Allora come si può interrompere questo circolo vizioso?

La moderna gestione del tempo ci insegna a compiere un’operazione preliminare davvero importante, ovvero strutturare i nostri impegni e le nostre incombenze in una scala gerarchica che ne determini l’importanza e l’urgenza.

La maggior parte delle persone non si è neanche mai posta il problema di fare questa divisione.

Se tu sei fra questi non preoccuparti!

Rimediamo subito.

Il buon time manager sa riconoscere l’importanza e l’urgenza di ciò che deve o vuole fare, ed agire di conseguenza.

Come si opera questa divisione così importante?

Per determinare quanto sia importante un compito, un progetto o un’attività in genere dobbiamo chiederci quale sia il valore che gli attribuiamo.

Tanto più riteniamo che qualcosa abbia per noi un valore alto, inteso anche nel lungo periodo, tanto più gli conferiamo importanza.

Quando invece dobbiamo renderci conto che qualcosa è urgente?

In questo caso dobbiamo fare riferimento proprio al tempo.

Infatti è solo il fattore tempo che determina l’urgenza di un compito o di una scadenza: tanto più siamo in tempi stretti per ultimarli o completarli, tanto più quel compito o quella attività saranno urgenti.

La pressione che subiamo nel lavoro influenza direttamente questo aspetto.

Lo stress derivante dalla pressione che subiamo rendendoci conto che i tempi si accorciano e che dobbiamo sbrigarci perché altrimenti rischiamo di non finire in tempo fa sì che si accumulino scadenze su scadenze e sempre più attività diventino urgenti.

Questo ci stressa ancora di più e fa sì che lavoriamo sempre peggio (accumulando ancora urgenze!).

Per evitare di ritrovarsi in un tale disastro, il buon time manager compie una valutazione preliminare di tutti i suoi impegni, classificandoli in modo da incrociare l’importanza con l’urgenza.

Questo porta a quattro categorie diverse.

Adesso ti chiarisco le idee.

Analizzeremo innanzitutto le prime due.

La prima categoria è composta da ciò che non è né importante e né urgente.

Allora è inutile, mi dirai tu.

Esatto!

Ma credimi, è anche molto comune.

Immagina di dover effettuare una telefonata importante che ti mette ansia.

Per rimandare, e quindi sfuggire al senso di ansia pressante, cominci a tergiversare: ti metti al pc, riordini scartoffie o spolveri una mensola già pulita.

Ti è già capitato, vero?

Sono comportamenti comuni, non preoccuparti.

Rifletterci sopra serve a farti capire che, per quanto sembri assurdo che ci impegniamo in qualcosa che non è né importante né urgente (e quindi perfettamente inutile!) lo facciamo molto spesso, e si tratta di un banale meccanismo di difesa per sfuggire all’ansia o alla pressione di un compito impegnativo o dall’esito incerto.

La seconda categoria è formata da ciò che è urgente ma non importante.

Questa ricomprende davvero tutti i frutti dei nostri errori di gestione del tempo e del nostro inutile e dannoso tergiversare.

Pagare una bolletta del gas, ad esempio, non può considerarsi un’attività importante, per quanto doverosa e necessaria (essa rientra nella normale amministrazione), ma ritrovarsi all’ultimo giorno per farlo la renderà urgente, e quindi stressante, solo perché ti sei ridotto all’ultimo momento utile per far fronte a quella incombenza!

Rendere urgente qualcosa che non e’ importante e’ davvero uno dei modi peggiori di gestione del tempo.

L'autore dell'Articolo

Chiara - Esperta in Time Management, Coach certificato Best Year Yet